Les affaires : de la détection à la réalisation

Menu Radar > Affaires. Le tableau montre chaque appel d'offres suivi dans la colonne de son étape, de la détection jusqu'au contrat. Les étapes sont celles de votre organisation (Administration > Affaires) ; par défaut : Qualifié, Go / No-go, En préparation, Déposée, Gagnée, Perdue, Contrat / Réalisation. Les avis seulement détectés, les sans suite et les archives ne prennent pas de colonne ; les colonnes finales ne gardent que les affaires récentes (réglage « colonnes finales »).

Lire le tableau

• Carte : référence, titre, client, pays, score (couleur), échéance ou résultat, jours passés dans l'étape, initiales du responsable. Un liseré orange et des puces signalent les alertes : sans responsable, décision à prendre, remise interne proche / imminente / dépassée, échue sans dépôt, résultat attendu.
• Indicateurs : affaires suivies, alertes, en préparation, déposées en attente de résultat, gagnées sur la période, sans suite.
• Filtres : recherche (référence, titre, client), responsable, Mes affaires.
• Grille : la même liste en tableau (tri, filtre, regroupement par étape, export Excel).
• Cliquer une carte ouvre la fiche.

Suivre une affaire (fiche d'un appel d'offres)

Le panneau Suivi de l'affaire de la fiche porte la barre des étapes (avec la date d'entrée dans chacune), le responsable, la décision go / no-go, la date de remise interne, le contrat et le journal de l'affaire.

• Prendre en charge (chargé d'affaires, aussi depuis la veille et le tableau) : vous devenez responsable ; l'avis passe à Qualifié.
• Affecter… (direction commerciale) : désigner ou retirer un responsable.
• Passer à « … » / Changer d'étape… : avancer ou revenir en arrière ; un retour exige un commentaire (réglable). Le dépôt, le résultat et le sans suite ont leurs propres boutons.
• Décider… (direction commerciale) : Go (passage en préparation, remise interne proposée), No-go (sans suite, motivé), Différée (date de reprise). Sans décision Go, la préparation n'est pas accessible tant que l'étape de décision est active.
• Remise interne : date à laquelle l'offre doit être prête, en avance sur l'échéance du client ; les alertes en découlent.
• Valider le dépôt : fige la probabilité de gain (calibration).
• Gagnée / Perdue / Infructueux (direction commerciale, après dépôt) : le résultat alimente la calibration ; infructueux (annulé par le client) est enregistré sans peser dessus.
• Signer le contrat… (affaire gagnée) : date, montant ; l'affaire passe en Contrat / Réalisation.
• Sans suite… (avant dépôt) : motif obligatoire ; l'affaire reste consultable et peut être rouverte. Archiver et Rouvrir restent sous la fiche.
• Commenter… : une note datée dans le journal.

Journal

Chaque geste est tracé : date, auteur, étape de départ et d'arrivée, décision, responsable, échéance, contrat, commentaires. Le journal d'audit technique reste disponible pour l'administrateur.

Paramétrage (administrateur)

Administration > Affaires : étapes et motifs : renommer (quatre langues), réordonner, colorer, activer ou ajouter des étapes ; définir celles qui exigent le droit de décision ou un commentaire ; motifs de sans suite / no-go et de perte ; seuils d'alerte, auto-affectation, commentaire sur retour en arrière.

Préparer l'offre (lot F2)

Liste de contrôle. Dès qu'une affaire entre en préparation (décision Go), la liste des pièces à réunir est posée d'après le modèle le mieux adapté (nature de prestation, pays, sinon le modèle « Standard ») ; chaque élément porte sa catégorie, son échéance (J-n avant la remise interne) et s'il est obligatoire. On coche au fur et à mesure (qui, quand), on ajoute un élément propre à l'affaire, on retire ce qui ne s'applique pas, on peut réappliquer un modèle sans dupliquer. L'avancement (fait / total) est sur la carte du tableau ; une liste incomplète à l'approche de la remise interne déclenche l'alerte « Liste de contrôle incomplète ».

Glisser-déposer. Sur le tableau, une carte se glisse d'une colonne à l'autre : c'est le même « changer d'étape », avec les mêmes règles (une décision Go avant la préparation, un commentaire pour un recul, le dépôt et le résultat par leurs propres boutons). Un passage refusé l'est avec son motif.

Partenaires, prix, concurrents. Les partenaires de l'offre (groupement, sous-traitants) se notent sur la fiche ; au dépôt, le prix remis, sa devise et les concurrents présents à l'ouverture peuvent être saisis ; à la perte, le motif, l'attributaire et son prix. Ces faits alimentent le journal et, plus tard, les indicateurs.

Report d'échéance. Quand le client reporte sa date limite, Reporter l'échéance… la change avec un commentaire obligatoire ; la remise interne est reposée si elle dépassait la nouvelle date.

Alertes par courriel et sans suite automatique (lot F2)

Digest quotidien. Activé dans Administration > Affaires, un courriel part chaque jour à l'heure choisie, une fois par personne : ses propres affaires en alerte d'abord, puis, pour la direction commerciale, celles sans responsable, échues ou en attente de décision. Des adresses en copie reçoivent tout. M'envoyer le digest maintenant permet de voir le sien sans attendre. Langue et fuseau : ceux du rapport hebdomadaire.

Sans suite automatique. Une affaire non déposée dont l'échéance du client est passée depuis plus de N jours (réglage, 0 = jamais) est classée sans suite « Échéance dépassée » par le traitement planifié, avec une ligne au journal ; elle reste consultable et peut être rouverte.