Lot 5 — Ressources humaines : plan et modèle de données | Softic.Intranet

Le lot 5 fait de l'intranet la source unique de l'organisation et des personnes, partagée par l'API avec Softic.GMAO, Softic.GED et Softic.Tender. Il se livre en trois parties, chacune avec sa migration.

Partie	Contenu	Migration	État
5-1 Organisation	unités typées (direction, département, service, équipe, site), postes, affectations datées, organigramme, résolution du N+1 et de la chaîne hiérarchique, API	`Lot5_Organisation`	livré (1.8.0)
5-2 Dossier employé	matricule, état civil, contrats, dates d'entrée et de sortie, documents, photo, parcours, confidentialité RH avec audit, effectifs	`Lot5_Employes`	livré (1.9.0)
5-3 Compétences et performance	dossiers créés d'office pour les internes, référentiels de compétences et de certifications, niveaux, certifications à expiration avec alertes, objectifs, entretiens	`Lot5_Competences`	livré (1.10.0)

Le socle a ensuite été refondu par le lot 13 (personnes, dossiers par société, comptes repris d'IES, contrats ; 1.22.0) et complété par le lot 14 (référentiels, classement, documents de séjour, self-service, historique, circuit des contrats ; 1.23.0) : le guide à l'usage de la RH est en fin de document, « Lot 14 — Compléments du dossier ». Les schémas des sections 5-1 et 5-2 décrivent le modèle d'origine : depuis la 1.23.0, le dossier est lié à une personne (PersonId) et plus à un compte, et l'affectation désigne son responsable par le dossier (ManagerEmployeeId).

5-1 Organisation (livré)

 Company 1 ──< OrgUnit (Kind, ParentId, ManagerUserId, IsActive)
                 │  ├──< JobPosition (Title, ReportsToPositionId, Headcount, IsActive)
                 │  └──< Assignment (UserId, PositionId?, Title?, ManagerUserId?, StartDate, EndDate?, IsPrimary)
 AppUser ────────┘         ▲ l'affectation principale en cours = unité + intitulé + N+1 de la personne
 UserCompany.OrgUnitId ◄── recopié depuis l'affectation principale (annuaire, écrans existants)

Résolution du N+1 (OrganizationService.ManagerChainAsync) : responsable explicite de l'affectation principale ; sinon responsable de l'unité de la personne (s'il n'est pas elle-même) ; sinon celui de l'unité parente, et ainsi de suite ; un responsable sans affectation part de l'unité qu'il dirige. La chaîne (N+1, N+2… jusqu'au sommet) est ce que les circuits d'approbation du lot 6 consommeront.
Mutation : une affectation principale nouvelle clôt la précédente la veille de son début ; les affectations closes forment le parcours.
Postes : un poste référencé par une affectation, même passée, ne se supprime pas : il se désactive.
Mise à niveau : le droit hr.manage va aux rôles qui administrent les sociétés ; chaque rattachement existant devient une affectation principale (note « reprise du rattachement existant ») — le parcours de chacun commence donc au lot 5-1.
API (/api/v1/organization/…) : chart, positions, assignments, users/{id}/history, users/{id}/manager, me/manager, users/{id}/team.

5-2 Dossier employé (livré)

 Employee (UserId + CompanyId uniques, Number unique par société, champs chiffrés SocialSecurityProtected / BankAccountProtected, ExitDate)
   ├──< EmploymentContract (Kind, StartDate, EndDate?, TrialEndDate?, WorkTimePercent, DocumentFileId?)
   └──< EmployeeDocument (FileId → StoredFile.EmployeeId, Category, Label, ExpiresOn?)

Qui voit quoi (EmployeeService.AccessAsync) : la RH (hr.manage, même société) : tout ; l'employé : son dossier sans les notes RH ; son N+1 (résolu par l'organisation) : fiche réduite — identité professionnelle, contrat en cours, dates, sans données personnelles ni documents ; les autres : rien. Chaque consultation d'un dossier autre que le sien est journalisée (hr.view) ; chaque lecture d'un champ chiffré l'est toujours (hr.reveal, RH seulement).
Fichiers : photo et pièces vont dans le stockage de l'intranet avec StoredFile.EmployeeId ; lisibles par l'employé et la RH seulement.
Sortie : la date de sortie clôt les affectations et le contrat en cours ; le compte d'accès se désactive à part (Administration → Utilisateurs), volontairement.
Effectifs : effectif, entrées et sorties de l'année, ancienneté et âge moyens, par unité, par contrat, pyramide des âges, échéances sous 30 jours (fins d'essai, fins de contrat, documents qui expirent) ; groupe consolidé pour le super-administrateur.
API (/api/v1/hr/…) : me, employees, employees/{id}, stats — mêmes règles que l'intranet.
Restent au plan : rangement des pièces dans la GED (dossier « RH/ ») et export vers la paie.

Plan initial du 5-2 (pour mémoire)

Employee (1 par utilisateur et par société) : matricule, date de naissance, nationalité, situation familiale, adresse, contact d'urgence, numéro de sécurité sociale (chiffré), RIB (chiffré), date d'entrée, date de sortie et motif, photo (fichier), notes RH.
EmploymentContract : type (CDI, CDD, stage, prestataire…), début, fin, période d'essai, temps de travail, classification, documents.
EmployeeDocument : pièce d'identité, diplômes, contrats signés, attestations → stockés dans la GED (dossier « RH/ »).
Confidentialité : visible par l'employé (lecture de son dossier), son N+1 (fiche réduite), les rôles hr.manage (tout) ; chaque consultation d'un dossier est journalisée (audit) ; champs sensibles chiffrés (ISecretProtector), jamais exportés par l'API mobile.
Consolidation groupe : effectifs par société et par pays, entrées et sorties du mois, pyramide des âges, ancienneté.

5-3 Compétences et performance (livré)

Dossiers créés d'office. Tout utilisateur actif rattaché à une société est un employé de cette société, sauf s'il porte un rôle externe (Paramètres → Ressources humaines → Rôles externes : « Invité, Externe, Fournisseur, Prestataire » par défaut) ou si son compte est marqué Externe (Administration → Utilisateurs). Le dossier reçoit un matricule généré (Format du matricule, {CODE}-{0000} → SOFTIC-0001) et la date d'entrée = création du compte ; la RH complète le reste. L'automatisme joue à la mise à niveau, à chaque enregistrement d'un utilisateur, et une fois par jour ; il ne touche jamais un dossier existant ; Dossier employé automatique le coupe.

 Skill (référentiel par société) ──< EmployeeSkill (Level 1-5, AssessedOn, AssessedBy)
 Certification (référentiel : catégorie HSE/habilitation/permis/formation, ValidityMonths, IsMandatory)
     ──< EmployeeCertification (ObtainedOn, ExpiresOn = obtention + validité si vide, DocumentFileId, AlertedThreshold)
 Objective (Year, Weight, DueDate, Progress, Status) ; PerformanceReview (Year, Reviewer = N+1, Self / Manager assessment, Score, Plan, Status)

Qui fait quoi : la RH gère les référentiels et tout le reste ; le N+1 évalue les compétences, fixe les objectifs, ouvre et mène l'entretien de son équipe ; la personne voit tout ce qui la concerne, met à jour l'avancement de ses objectifs et remplit son auto-évaluation ; elle n'évalue pas ses propres compétences.
Alertes de certification (CompetenceService.AlertPassAsync, une fois par jour) : seuils Paramètres → RH → Alertes de certification (90, 30, 7 jours), puis à l'expiration ; destinataires : la personne, son N+1, les rôles RH de la société ; jamais deux fois pour le même seuil. GET /api/v1/hr/certifications/expiring donne la même liste à la GMAO avant une affectation sur site.
Entretien : ouvert (brouillon) → auto-évaluation → évaluation du responsable, note 1-5, plan de développement, date → clôturé ; la progression pondérée des objectifs de l'année s'affiche dans l'entretien.

Plan initial du 5-3 (pour mémoire)

Skill (référentiel par société, catégories), SkillLevel (échelle 1-5 ou libellés), EmployeeSkill (niveau, date d'évaluation, évaluateur).
Certification (référentiel : HSE, habilitations électriques, permis, formations obligatoires) et EmployeeCertification (date d'obtention, date d'expiration, justificatif GED, alertes 90/30/7 jours à l'employé, au N+1 et à la RH ; qui peut aller sur quel site).
Objective et Review : objectifs annuels, entretiens (auto-évaluation, évaluation du N+1, note, plan de développement), campagnes.
Softic IA : rédaction d'une fiche de poste, résumé d'un entretien, suggestion de compétences depuis un CV.

Lot 14 — Compléments du dossier (1.23.0) : guide pour la RH

Ce que la version 1.23.0 change pour le service RH, écran par écran. Les règles techniques sont dans docs/ARCHITECTURE.md (« Lot 14 ») ; la mise en service dans docs/PROCEDURE-MISE-A-JOUR.md (« Particularités de la v1.23.0 »). Dans tout ce qui suit, « société gérée par IES » désigne une société d'EPPM dont le personnel est encore tenu dans IES et recopié dans l'intranet par l'agent : ce qui vient d'IES y est affiché avec un cadenas et ne se modifie pas dans l'intranet.

Références (listes RH)

Où : module Ressources humaines, vue Références (réservée aux comptes qui ont le droit de gérer les référentiels).
Sept listes : catégories, grades (propres à chaque société), qualifications, collèges, types d'employé, motifs de sortie et natures de contrat (CDD, CDI, CIVP, SIVP…). Une liste vaut pour tout le groupe ; un élément peut être réservé à une société.
Chaque élément a un code (majuscules, sans accent, posé une fois pour toutes), un libellé en français et, au besoin, en anglais, en arabe et en portugais, une période de validité, un ordre d'affichage.
Rien ne se supprime : un élément qui ne doit plus servir est fermé à une date ; il n'est plus proposé mais reste lisible dans l'historique des dossiers qui l'ont porté.
Les éléments venus d'IES portent un cadenas : code et libellé ne se changent pas dans l'intranet (seuls la fin de validité, l'ordre et les traductions restent ouverts).
À la mise à jour, les motifs de sortie déjà saisis en texte libre sur les dossiers sont devenus des éléments de la liste « motifs de sortie », et les natures de contrat existantes des éléments de la liste correspondante : à relire et renommer au besoin (le texte des dossiers n'est pas touché).

Classement d'un dossier

Bloc Classement de la fiche : la catégorie, le grade, la qualification, le collège et le type d'employé en vigueur, avec leur date de début, et l'historique des classements précédents.
Bouton Classer (RH) : choisir le genre, l'élément et la date de début ; la ligne précédente du même genre est close la veille. Une seule ligne en vigueur par genre et par dossier.
Les lignes venues d'IES (cadenas) ne se modifient ni ne se ferment dans l'intranet : elles suivent IES.
Motif de sortie : sur un dossier sorti, le motif se choisit désormais dans la liste, à côté du texte libre qui reste visible.

Documents de voyage et de séjour

Onglet Documents de la fiche : chaque pièce a un type (passeport, visa, titre de séjour, permis de travail, autre), un statut (valide, en renouvellement, annulé ; « expire bientôt » et « expiré » se calculent d'après la date), un pays, une zone, entrées simples ou multiples, les dates de délivrance et d'expiration, et un fichier facultatif.
Aucun numéro de pièce n'est saisi ni conservé dans l'intranet : c'est une décision de principe, pas un oubli.
Les pièces venues d'IES arrivent sans fichier et avec un cadenas : la RH peut en changer le statut, le libellé et les seuils d'alerte, pas le reste, et ne peut pas les supprimer.
Alertes d'expiration : chaque jour, l'intranet prévient l'employé, son responsable et la RH (choix des destinataires réglable par société) quand une pièce approche de son échéance : passeport à 180, 90 et 30 jours ; visa, titre de séjour et permis de travail à 60, 30 et 7 jours ; autre pièce à 30 jours. Une pièce peut porter ses propres seuils. Chaque seuil n'est signalé qu'une fois ; une pièce déjà expirée reçoit une seule alerte. Les pièces annulées et les dossiers sortis ne sont pas suivis.
Point d'attention à la mise en service : les pièces déjà expirées (nombreuses dans IES) déclenchent chacune une alerte au premier passage ; la procédure prévoit de limiter les destinataires à la RH ce jour-là.

Mon dossier (self-service)

Chaque employé voit son dossier (sans les notes RH) et peut Modifier mes informations : adresse, ville, pays, courriel et téléphone personnels, contact d'urgence, situation familiale, enfants, photo. La liste des champs ouverts se règle par société.
Par défaut la modification devient une demande que la RH approuve ou refuse (vue Demandes de modification, motif obligatoire au refus) ; une seule demande en attente par dossier, affichée en bandeau à l'employé et à la RH. Une société peut choisir l'écriture immédiate, auditée.
L'état civil venu d'IES (civilité, noms, naissance, nationalité) ne se modifie pas dans l'intranet. Le téléphone personnel n'est jamais repris d'IES : il se saisit ici.
Un lien Mon dossier RH figure dans Mon profil.

Historique des versions

Onglet Historique : une version de la fiche est prise à chaque enregistrement par la RH, à chaque modification acceptée de l'employé, à chaque import d'IES qui change la fiche, et une fois à la mise à jour. Deux versions se comparent champ par champ.
Les versions ne contiennent ni numéro de pièce, ni numéro de sécurité sociale, ni coordonnées bancaires ; l'employé ne voit pas les notes RH. Elles sont gardées 60 mois par défaut (réglable par société) ; la dernière version d'un dossier est toujours conservée.

Contrats : relances et décisions

Règles de relance par société (vue Contrats → Règles de relance) : fin de contrat à 45 et 32 jours, fin de période d'essai à 10, 7 et 4 jours (valeurs d'IES, modifiables) ; qui est prévenu (employé, responsable, RH) ; tâche pour la RH.
Au premier seuil franchi, l'intranet prévient et prépare une demande « Renouvellement de contrat » ou « Fin de période d'essai » au nom du responsable de l'employé (à défaut de la RH). Le responsable l'ouvre depuis sa notification, saisit la décision (renouveler, laisser expirer, passer en CDI ; confirmer, prolonger ou mettre fin à l'essai) et la dépose ; la RH valide.
Société gérée par l'intranet : la décision écrit le contrat (contrat suivant, CDI, nouvelle fin d'essai, ou fin au jour même ; la sortie du dossier reste un geste de la RH). Société gérée par IES : rien n'est écrit, la RH reçoit une tâche « décision de contrat à saisir dans IES » avec la référence de la demande ; le contrat revient ensuite par l'import.
Bouton Décider sur chaque contrat de la fiche (RH) pour ouvrir ou retrouver la demande ; journal des relances du contrat (date, seuil, demande liée, tâche). Les échéances déjà passées ne sont jamais relancées : elles apparaissent comme anomalies de l'import, jamais corrigées par l'intranet.
Les contrats restent tenus dans IES tant qu'IES vit : l'intranet ne les corrige pas, il les signale.

Comptes et annuaires (tâches à la DSI)

Pour une société gérée par l'intranet, une embauche, un départ ou une réactivation crée une tâche à la DSI (liste de contrôle : comptes, annuaire, messagerie), car l'intranet n'écrit ni dans Domino, ni dans Active Directory, ni dans AX. Le destinataire se règle par société ; tant qu'il n'est pas désigné, aucune tâche n'est créée. Rien pour une société gérée par IES.

Réglages par société

Administration → Paramètres, onglet Par société : seuils et destinataires des alertes de documents, champs du self-service et validation, conservation des versions, destinataire des tâches DSI. Une valeur absente hérite de la valeur globale (mention « hérité ») ; effacer la valeur revient au global.